Panduan Tata Laksana Penyelenggaraan Pagelaran / Acara Pengajian Akbar-Ajarnulis.com-Dalam sebuah organisasi atau forum keagamaan misal pondokpesantren atau madrasah seringkali mengadakan program atau kegiatan pengajian akbar di selesai tahun pengajaran.
Salah satu contohnya contohnya program tahunanan Pengajian Akbar, yang diselenggarakan dalam rangka Khataman atau haflah akhirussanah ponpes atau madrasah.
Biasanya kegiatan menyerupai ini melibatkan banyak pihak, sehingga di dalam penyelenggaraannya tentunya memerlukan manajemen dan koordinasi yang baik, supaya kegiatan tersebut nantinya sanggup berjalan dengan lancar dan baik
.
Berikut kami akan menyebarkan pengalaman tips panduan penyelenggaraan pagelaran atau program pengajian akbar khususnya dalam rangka Haflah Akhirussanah untuk kisaran hadirin lebih dari 500 ( lima ratus ) orang , semoga bermanfaat.
Langkah - langkahnya kami rangkum dalam 9 tahap ialah :
1. Musyawarah membentuk Kepanitiaan
2. Musyawarah Panitia memilih Rancangan Anggaran
3. Musyawarah mencari sumber pendanaan
4. Pelaksanaan tugas-tugas persiapan sebelum hari H
5. Musyawarah Koordinasi/ pengecekan kiprah sebelum hari H
6. Pelaksanaan kiprah ketika hari H
7. Pelaksanaan kiprah sehabis hari H
8. Musyawarah evaluasi
9. Selesai
Untuk penjelasannya sebagai berikut :
1. Musyawarah membentuk Kepanitiaan
Bentuklah Panitia yang terdiri dari :
Ketua & wakilnya
Sekertaris & wakilnya
Bendahara & wakinya
Seksi - seksi , terdiri dari :
1. Perlengkapan
a. Bolo pecah
b. Penerangan
c. Sound system
d. Kursi & tikar
e. Panggung & tenda
f. Kamera
g.Jenset + bensin/ solar
( jikalau diharapkan )
2. Dekorasi
3. Dokumentasi
4. Acara
5. Among tamu
6. MC (master of ceremony)
7. Konsumsi
8. Patehan
9. Pramusaji
10. Keamanan
11. Kebersihan
12. Parkir
13. Penjemput pembicara
14. Humas
Sesudah kepanitiaan terbentuk langkah selanjutnya :
2. Musyawarah Panitia memilih Rancangan Anggaran
Kepanitiaan yang telah terbentuk bermusyawarah memilih rancangan besaran pos-pos anggaran kegiatan.Misal untuk keperluan sewa perlengkapan berapa, keperluan dekorasi , dokumentasi, konsumsi, bisyaroh dan lain sebagainya berapa , semua ditentukan hingga meliputi keseluruhannya jangan hingga ada yang terlewat. Kemudian buatlah pos cadangan sebesar 20% atau 10 % dari total rancangan pos anggaran pengeluaran sebagai cadangan jikalau nantinya terdapat pos pengeluaran yang melebihi dari anggaran yang telah dirancang.
# Tips supaya rancangan pos anggaran kegiatan tidak meleset , sebelum kita menciptakan rancangan pos anggaran pengeluaran , kita survei dulu atau cari gosip yang valid mengenai besaran tiap-tiap pos pengeluaran.
Contoh pos-pos anggaran pengeluaran :
1. Perlengkapan
2. Konsumsi
3. Administrasi
4. Dekorasi
5. Dokumentasi
6. Bisyaroh
7. Operasional
8. Sewa jasa (jika ada)
9. Lain-lain/cadangan ( 20% atau 10% dari total anggaran )
3. Musyawarah mencari sumber pendanaan
Setelah rancangan anggaran sudah jadi selanjutnya ialah musyawarah mencari sumber pendanaan. Biasanya pendanaan sanggup didapatkan dari kas , wali santri, warga ataupun berasal dari para donatur
.
4. Pelaksanaan tugas-tugas persiapan sebelum hari H
4.1. Ketua dibantu wakilnya mengkoordinir dan menggerakkan seluruh anggota panitia serta mengecek dan memastikan semua elemen panitia bekerja serta bertanggungjawab mencarikan Pembicara.
4.2. Sekretaris dibantu wakilnya menyiapkan keperluan manajemen program menyerupai :
a. menciptakan permintaan untuk :
a.1. Rapat kepanitiaan
a.2. Pengajian Akbar ditujukan untuk
- Wali santri
- Tokoh Masyarakat
- Instansi Pemerintahan
- Warga sekitar
- Umum
# Undangan Pengajian Akbar disiapkan minimal satu bulan sebelum hari H sudah dibentuk dan maksimal satu ahad sebelum hari H sudah siap diedarkan.
b. Membuat notulen rapat
c. Membuat surat / pamflet / banner Pengumuman
4.3. Bendahara dibantu wakilnya mengumpulkan, menyimpan dan mengelola dana sesuai rancangan anggaran yang telah ditentukan
.
4.4. Seksi Perlengkapan
Bertanggung jawab mengupayakan penyediaan alat-alat perlengkapan yang dibutuhkan minimal seminggu sebelum hari H urusan penyediaan perlengkapan sudah siap.Dikarenakan kiprah seksi perlengkapan sangat banyak maka khusus untuk seksi perlengkapan personelnya diperbanyak minimal 5 orang atau lebih.
4.5. Seksi Dekorasi
Bertanggung jawab mengupayakan dan menyiapkan dekorasi panggung pagelaran.
4.6. Seksi Dokumentasi
Merancang dan memetakan apa saja hal-hal yang nantinya perlu untuk didokumentasikan dalam program tersebut.
4.7. Seksi Acara
Merancang, menjadwal dan memetakan sekaligus mengatur jalannya program Pengajian biar program tersebut nantinya berjalan dengan lancar sesuai jadwal.
4.8. Seksi Konsumsi
Menyiapkan, merancang hidangan jamuan apa saja yang akan disajikan untuk seluruh penerima acara Pengajian. Biasanya ada jamuan kekhususan untuk Pembicara dan tamu kehormatan.
4.9. Seksi Humas
Bertanggungjawab mengedarkan permintaan dan pengumuman serta mengurusi hal- hal teknis yang bekerjasama dengan masyarakat/publik
.
5. Musyawarah Koordinasi/ pengecekan kiprah sebelum hari H
Empat hari sebelum hari H Panitia mengadakan musyawarah Koordinasi untuk mengecek dan memastikan bahwa seluruh tugas-tugas persiapan dari tiap- tiap elemen panitia sudah selesai dan siap.
Ketua panitia mengecek dan menanyakan kiprah tiap anggota panitia apakah sudah siap atau belum , apakah ada kesulitan atau hambatan jikalau ada segera cari solusinya biar nantinya ketika hari H program sanggup berjalan dengan lancar dan baik.
6. Pelaksanaan kiprah ketika hari H
Seksi program mengatur jalannya program mulai dari awal hingga selesai sesuai jadwal program yang telah ditentukan. Contoh rancangan program haflah akhirussanah :
A. Pra program :
1. Pembukaan
2. Pembacaan ayat suci alquran
3. Tampilan santri
a. Pembacaan asmaul husna
b. Pildacil
c. Pembacaan puisi
d. Khotmil Quran
e. Doa khotmil quran
4. Penutup
B. Acara Inti
1. Pembukaan
2. Pembacaan ayat suci alQuran
3. Sambutan
a. Ketua Panitia
b. Wali santri
c. Pemerintah
4. Tahlil
5. Istirahat
6. Mau'idhoh hasanah
7. Penutup
#Agar program berjalan lancar seksi program harus selalu berkoordinasi dengan MC (master of ceremony).
Setelah program selesai berikutnya ialah :
7. Pelaksanaan kiprah sehabis hari H
Ketua dibantu wakilnya mengkoordinir :
1. Seksi perlengkapan
Untuk mengembalikan semua alat-alat perlengkapan
2. Seksi kebersihan
Untuk membersihkan lokasi program menyerupai sedia kala.
8. Musyawarah Evaluasi
Ketua dibantu wakilnya mengecek satu persatu anggotanya apa masih ada kiprah yang belum selesai jikalau masih ada segera cari solusi dan selesaikan. Kemudian tiap-tiap seksi melaporkan hasil kerjanya dari awal hingga selesai sudah lancar, baik atau belum ataukah masih ada kendala/kekurangannya jikalau masih ada selesaikan hingga tuntas. Kemudian laporan penilaian dicatat kelebihan dan kekurangannya untuk dijadikan materi rujukan untuk pelaksanaan program haflah berikutnya supaya sanggup berjalan lebih baik.
9. Selesai
Ketua panitia secara resmi membubarkan panitia haflah akhirussanah.
Demikianlah Sobat Panduan Tata Laksana Penyelenggaraan Pagelaran / Acara Pengajian Akbar, semoga bermanfaat,sampai jumpa lagi pada postingan berikutnya:
Sumber https://www.ajarnulis.com/
